Іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытындылану кезеңі орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау болып табылады. Пайдаланылатын құжаттарды ретке келтіру мен сақтаудың басты мақсаты- Қазақстан Республикасының ұлттық мұрағат қорын толықтыруға және оны анықтамалық жұмысында пайдалану үшін жағдай жасау. Орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау мыналарды қамтиды: құжаттың ғылыми және тәжірибелік құндылығына сараптама жасау; істерді ресімдеу; тұрақты және ұзақ мерзімді сақталатын құжаттарды сипаттау; құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету.

Құжаттарды мұрағатқа тапсыруға дайындаудың бірінші кезеңі оларды сақтау мерзімін анықтаудан тұрады, ол құжаттың ғылыми және практикалық құндылығын сараптау барысында жүргізіледі. Құжаттардың ғылыми практикалық құндылығын сараптауды басшы тағайындаған мекеменің арнайы сараптау комиссиясы жүргізеді. Комиссияның мақсаты- құжаттарды сақтауға іріктеп алу және сақтау мерзімдерін белгілеу, сондай- ақ ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық маңызын жоғалтқан құжаттарды жоюға іріктеп алу. Комиссияның құрамына құрылымдық бөлімшенің іс қағаздары қызметінің және мұрағаттың білікті мамандары кіреді. Сараптау комиссиясының негізгі басшылыққа алатын құжаты сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттар тізбесі. Құжаттар тізбесі- ұйымның, кәсіпорынның және мекемелердің құжаттарының жүйеленген тізімдері, құжаттарды сақтау мерзімдері туралы нормативтік нұсқауы болады. Құжаттар тізбесі типтік және ведомстволық болады. Комиссия құжаттарға мынадай сақтау мерзімдерін белгілеуі  мүмкін: — қысқа мерзімді сақтау мерзімдері-10 жылдан аз (мысалы 1 жыл, 3 жыл, 5 жыл); — ұзақ мерзімді сақтау мерзімдері- тұрақты сақтауды қосқанда 10 жылдан астам; — бірқатар құжаттар сақталмайды – олар жойылады.

Сақтауға жатпайтын құжаттарға не істейді? Комиссия іріктеп алған және жойылған құжаттар бойынша акті жасалады, онда жойылған құжаттардың атау, индекстері және мәтіннің тақырыптары көрсетіледі. Жоюға іріктеп алынған құжаттарды шаруашылық қажеттіліктерге пайдалануға жол берілмейді. Оларды өртеуге де тыйым салынады. Құжаттар арнайы машинамен туралып, содан кейін макулатураға тапсырылады.

Құжаттарды мұрағаттық өңдеу – нәтижесінде ұйымның құжаттары ретке келтіріліп, сипатталып, іске қалыптастырылатын қызметтер кешені. Құжаттарды мұрағаттық өңдеу ұйым көшкен кезде құжаттардың жоғалмауына және басшылық ауысқан кезде құжаттарды тапсыру қабылдаудың дәлме дәл актісін алуға көмектеседі.

Арыс аудандық сотының бас маманы

Заурбек Динара Абдумаликовна